くのへスタジオ 
こんにちは、くのへ@MasazaneKunoheです。
前回、OneNoteを紹介しました。記事はこちら。
今日は「OneNoteとOutlookメールの連携」について紹介します。
Outlookと連携することがOneNoteの真の力と言っても過言ではないと私は思います！
OneNoteアプリの注意事項
まず、お使いのPCにインストールされているOneNoteのバージョンを確認してください。
「OneNote for Windows10」だとOutlookとの連携は使えません。
OneNoteとOneNote for Windows10は別アプリなので、「OneNote」をインストールして下さい。
OneNoteのインストールは、例えばこちらのサイト様で紹介されていますのでご参照ください。
Outlook⇒OneNoteへの連携
では、OneNoteがインストールされた状態で、Outlookを開いてみましょう。
次の画像の位置に、「OneNoteへ送る」ボタンが表示されているはずです。
これをクリックしてみましょう。
こんなウィンドウが表示されます。
任意のノートとセクションを選択し、OKボタンを押しましょう。
すると、OneNoteが立ち上がり、先ほど指定したノート・セクションにメールの内容が転記されます！！
元のメールと内容を見比べてみましょう。
次の図のように
・メールの件名⇒ノートの見出し
・件名/差出人/宛先/送信日時/添付ファイルなどの情報⇒ノートの上部
・メール本文⇒ノートの中央部
に転記されています。
なお、メール本文が長くてもノートには全て転記されます。
これがOutlook⇒OneNoteの連携その１です。
この機能は本当に便利に使えます。
お仕事をしていると本職の業務以外に、雑多な業務が発生するでしょう。
例えば社内教育案内、新しいシステムのマニュアル、来年度の予算申請、、、
このようなものを後からメール検索しようとすると結構大変です。
そのため、OneNoteに「業務連絡」というセクションを作って保存しておくと、大変便利に使えます。
なお、メールを開いたウィンドウにも、小さくOneNoteアイコンがあります。
これを押すと先ほど同じ機能になります。
OneNoteからOutlookへ連携
次にOneNoteからOutlookへの連携方法について説明します。
OneNoteのリボンの「ホーム」に「ページを電子メールで送信」というボタンがあります。
これを押してみましょう。
するとOutlookが起動し、OneNoteのノートの内容がメールにそのまま転記されます。
この機能が本当に便利で、次項のような使い方ができます。
問い合わせデータベースを作ろう
お仕事で庶務を行っている方やITツヨツヨの方は、所属部門内から色々な問い合わせがいっぱい来るのではないかと思われます。
その問い合わせ対応は１０分、、、悪くすると３０分～１時間くらい掛かからないでしょうか？
そう、そこでOneNoteを活用しましょう。
すぐに口頭やメールで回答するのではなく、OneNoteに書き、それを「ページを電子メールで送信」ボタンでメールにして連絡しましょう。
すると、別な人から同じ質問が来た時には、同じノートをメールにして送るだけで１０秒で対応できるようになります。
メールで回答した場合は、Outlookの「OneNoteに送る」ボタンを押して、そのメールの内容をOneNoteに保存しておきましょう。
これで同じように問い合わせ＆回答を貯めていくことができます。
これを繰り返していくことで、「問い合わせデータベース」ができます。
可能ならば、このノートは共有サーバ等に設置します。
そうすると、そのうち一部の方は問い合わせする前にOneNoteで調べてくれるようになります。そうすると問い合わせ自体がなくなり、真に効率化が図れます。
今日は「OneNoteとOutlookメール」の連携に関して紹介した記事でした。
これが便利すぎるのでぜひ活用してください。
更に「会議」との連携などの小技もあります。それはまた次回に～
ではまた別の記事で～
🦅バサバサ～
